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Willkommen digitale Welt! OnlineMeetings auf dem Vormarsch. 

Während in den vergangenen Jahren das persönliche Treffen und der Weg dorthin (am liebsten in der Business Class) das Ultimum darstellten und Alternativen aufgrund mutmaßlich mangelnder Effizienz abgelehnt wurden, nutzen Unternehmen nun verstärkt die Möglichkeit von OnlineMeetings. Ein längst überfälliger Weg in die Zukunft? Klare Vorteile sind: Vermeiden von Gesundheitsrisiken, Sparen von Reisekosten und Zeit und klimafreundlich ist es alle Mal. Werden die richtigen Tools genutzt und ein paar Regeln beachtet, steigen mit dem Engagement der Teilnehmer auch Produktivität und Qualität der Zusammenarbeit insgesamt. Tipps findest du hier:

OnlineMeetings werden gerade in der aktuellen Phase verstärkt genutzt. Auch wenn diese Form der Zusammenkunft gerade jetzt nicht mehr aus unserer Arbeit wegzudenken ist, gelingt es noch nicht in allen Meetings produktiv zu sein.  

Dabei können OnlineMeetings genauso effizient (und berücksichtigt man den Kostenaspekt noch effizienter) sein wie Präsenzmeetings, wenn man sich an ein paar einfache Regeln hält: 

1.       Software: 

Fokussiere dich zunächst auf eine Software und mache dich im Vorfeld mit der Technik vertraut. Stelle sicher, dass alle Beteiligten Zugang zum Onlinemeeting haben und wissen, wie sie eine Ton- und Videoverbindung aufbauen. Falls nicht, versuche diese Teilnehmer im Vorfeld anzuleiten. Du nutzt das Meeting zum 1. Mal? Hab keine Angst und lass dir bei Unsicherheit helfen. Zwischenzeitlich gibt es eine Vielzahl an Tutorials, welche die Programme und die Möglichkeiten nachvollziehbar erläutern. Analysiere zum Start den Kenntnisstand der Teilnehmer und macht zum Einstieg einen kurzen Technikcheck. 

2.     Rollen: 

Lege im Vorfeld Rollen fest und benenne zunächst jemanden als Organisator. Dieser versendet die Einladungen und Details zum Meeting. Er ist auch der Ansprechpartner bei technischen Fragen und sollte daher sicher im Umgang mit der Technik sein. Damit das Meeting einen Rahmen hat, solltest du immer einen Moderator festlegen. Er begleitet das Meeting anhand der Agenda, vergibt entsprechende Wortbeiträge und sorgt für den reibungslosen Ablauf des Meetings. 

3.     Login: 

Logge dich rechtzeitig ein. Ca. 10 Minuten vorher sollten Organisator und Moderator anwesend sein, die Technik prüfen bzw. auch kurz den Ablauf besprechen. Logge dich als Teilnehmer spätestens 2 min. vor Beginn ein, damit zur festgelegten Zeit pünktlich gestartet werden kann. Sobald du dich als Teilnehmer eingewählt hast, melde dich kurz mit deinem Namen, damit der Moderator den Überblick behält. 

4.     Kamera: 

Sofern vorhanden, verwende konsequent eine Kamera. Wenn du der Organisator bist, bitte die Teilnehmer bereits bei der Einladung darum, in dem Meeting die Kamera anzuschalten. Dies sorgt für Disziplin, aktive Präsenz im OnlineMeeting und macht es außerdem persönlicher und verbindlicher. 

5.     Backup: 

Die Teilnehmer blocken sich die Zeit und es ist ärgerlich, wenn dann die Technik versagt. Stelle als Organisator sicher, dass du auch alternativ erreichbar bist und teile die Kontaktdaten in der Einladung mit. Sofern die Möglichkeit besteht, halte ein Back-up Tool als Plan B bereit. 

6.     Umfeld: 

Mache dir im Vorfeld Gedanken über einen ruhigen Platz. Du sitzt daheim? Achte darauf, dass der Hintergrund auch nur das zeigt, was du zeigen möchtest. Hintergrundgeräusche können ein Meeting erheblich stören und hier reicht zum Teil schon das Rascheln von Papier. Manchmal ist es nicht möglich Hintergrundgeräusche vollständig auszublenden, dann sollten alle die Stummschaltfunktion kennen und auch einsetzen. 

7.     Start: 

Schweigen zum Start? Nur wenn es vom Organisator initiiert ist. Starte das Meeting doch mit einem motivierenden Bild, welches zum Nachdenken und Schweigen anregt. Andernfalls beginne als Moderator aktiv den Smalltalk vor dem offiziellen Start. Sobald sich der erste Teilnehmer einwählt. Dies gilt besonders für Teammeetings, da das Persönliche oft zu kurz kommt. Mögliche Themen können sein: Urlaub, Reisen, Hobbys, Sport, Essen, Kinder. 

8.     Kick-Off Meeting: 

Du planst ein größeres Projekt und bist das erste Mal mit einem neuen Team zusammen. Nutze die ersten Minuten für einen kurzen Check-in. (Vorstellung, Grund der Teilnahme, Motivation, Stärke…) Je nach Art der Runde nimm dir die Zeit und achte darauf, dass die Teilnehmer nicht nur über fachliche Kompetenzen reden, sondern auch über persönliche Erfahrungen. Stelle zum Abschluss eine Frage, auf die sich alle Beteiligten vor dem nächsten Meeting vorbereiten. So kannst du zum Einstieg ins nächste Meeting direkt starten und es etabliert sich Routine für zukünftige Online-Meetings. 

9.     Abwechslung: 

Bringe Abwechslung in das Meeting. Die Aufmerksamkeitsspanne bei einseitiger Kommunikation ist online noch geringer als in Präsenzmeetings. Auch wenn alles Online abläuft, hat man verschiedene Möglichkeiten zu interagieren. (Präsentation, Bildschirmspiegelung, Chatfunktion, Fragerunde, Wechsel der Moderation…) 

10.  Dauer/ Pause: 

Nach über 90 Minuten sind alle fertig. Also fasse dich kurz oder plane Pausen ein. Die Verantwortung diese einzubauen trägt der Moderator. Zur sicheren Planung aller Teilnehmer sollte die vorgegebene Zeit auf keinen Fall überschritten werden, andernfalls beginnt es zum Ende unruhig zu werden und die ersten Teilnehmer verlassen das Meeting. 

11.    Regeln: 

Damit es erfolgreich läuft und die Lust auf das nächste Meeting erhalten bleibt, solltest du Regeln festlegen und sofern ihr das erste Mal zusammen seid, auch mit allen Teilnehmern besprechen. Lege fest wer spricht. In OnlineMeetings ist es schwierig zu wissen, wann jemand sprechen möchte. Eine Lösung ist, bevor man loslegt zunächst den Namen zu nennen oder über die Chatfunktion den Moderator zu informieren. Dieser legt dann die Reihenfolge fest. Bei Videokonferenzen kann man sich z.Bsp. durch Handzeichen bemerkbar machen. Bringe als Moderator alle Teilnehmer zum Reden. Es zeigt sich, wer mal im Meeting gesprochen hat, wird auch aktiver dabei sein.    

12.  Ende: 

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Reflektiert zum Abschluss kurz den Austausch und sammelt Verbesserungen für das nächste Mal. So hast du die Chance, die Meetingkultur permanent weiterzuentwickeln. 

Freue dich auf das nächste Meeting!

 
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